市局各處室：

    為加強檔案規(guī)范化管理，確保檔案安全、完整和有效利用，現(xiàn)將《常州市審計局檔案管理規(guī)定》印發(fā)你們，望認真貫徹落實。

    
                                                  常州市審計局

    2013年6月9日

    常州市審計局檔案管理規(guī)定

    第一章 總   則

    第一條 為了加強對檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規(guī)，結合我局實際、制定本規(guī)定。

    第二條 本規(guī)定所稱的檔案，是指反映我局在開展審計工作過程中形成的各種文書、數(shù)據(jù)、圖表、照片、影像和電子文檔等資料。

    第三條 我局的檔案管理實行統(tǒng)一領導、處室歸檔、集中存放、專人保管。

    第二章 文件材料整理和立卷歸檔

    第四條 參照《江蘇省審計廳文件材料歸檔范圍和保管期限》，我局各項活動中形成的有保存和利用價值的各種文書、圖表、聲像、實物等不同載體的文件材料，均應收集、整理、立卷歸檔。

    第五條 局各部門負責本部門文件材料整理和立卷歸檔工作。審計組負責審計檔案的立卷；收集齊全的審計檔案和文件材料,由本部門兼職檔案員收齊歸檔后，統(tǒng)一移交檔案室。

    第六條 文書檔案按年度——組織機構——文件時間形成順序結合事由排列；審計檔案按職能分類、項目組卷、四個單元排列；其他門類檔案按年度排列。

    第七條 文件材料整理、蓋章、填寫、裝盒應符合有關規(guī)定，案卷裝訂要結實、整齊、美觀，確保不掉頁、不壓字、不妨礙閱讀。

    第八條 歸檔的文件材料，須為原件，內容真實，標題簡明確切，制作和書寫材料有利于長期保存、格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰、手續(xù)完備、裝訂整齊、劃分保管期限、標注密級。審計檔案應做到邊審計、邊收集、審結卷成。

    第九條 歸檔份數(shù)。文件材料一般一式一份歸檔，重要或者使用頻繁的應適當增加副本。

    第十條 按年度歸檔的審計檔案，次年四月底前歸檔；其他門類檔案管理性文件材料，次年六月底前移交局檔案室；基建項目和專題性、成套性檔案在項目完成、通過鑒定驗收后兩個月內歸檔；會計檔案于第二年六月底前歸檔；聲像檔案（照片、錄音、錄像、光盤）和實物應與文字說明一起歸檔；電子文件應與紙質文件同時歸檔。

    第三章 檔案交接

    第十一條 各處室按歸檔范圍、歸檔時間將各自在工作中形成的材料分門別類，移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。

    第十二條 凡本單位人員外出開會、學習或培訓回來時，必須向檔案室移交有關資料，經(jīng)檔案員整理登記后，按規(guī)定程序處理。

    第十三條 移交檔案必須按下列手續(xù)履行：填寫檔案移交登記表，一式兩份，寫明案卷題名、所屬年度、移交時間、數(shù)量、移交人、接收人簽名（照片還要注明內容、時間、地點、人物和制作者）。

    第十四條 根據(jù)省、市檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定，有計劃、有步驟地將永久的檔案連同文件、案卷目錄和有關材料，按時移交市檔案館，交接雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應歸入局全宗卷內保存。

    第四章 檔案庫房管理

    第十五條 非檔案管理人員，不得擅自進入庫房；因工作需要須進入庫房的，要有檔案員陪同。

    第十六條 庫房內應堅固，加設防盜系統(tǒng)，下班檢查燈、門窗關閉情況以確保安全。

    第十七條 庫房內嚴禁吸煙，做到防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防盜、防高溫、防光等要求。庫房內須配備防火報警裝置、滅火器材，且要放在固定位置，不準隨便移動；管理人員必須會使用滅火器。

    第十八條 庫房窗戶掛遮光窗簾，防止陽光照射，定期查看庫房內的溫、濕度計，并登記，保持通風干燥。

    第十九條 進出庫房的檔案應登記，借出檔案按《檔案借閱制度》辦理。

    第二十條 半年檢查一次庫房檔案的狀況，發(fā)現(xiàn)問題應妥善處理。如有破損、霉爛的檔案情況，應及時采取復制修補等技術處理措施。定期對庫房內各類檔案進行清點，做好清點記錄。

    第二十一條 庫房內禁止存放非檔案用品；嚴禁任何人攜帶易燃、易爆物品進入庫房；庫房內不準使用臺燈、電熨斗、電暖器等電器設備。

    第二十二條 檔案要放置有序、整齊，做到科學化、規(guī)范化，便于提供利用。

    第二十三條 檔案員調離時，各類檔案及庫房中其他物品要辦理移交手續(xù)。

    第二十四條 庫房內不準辦公、開會、會客。

    第五章 檔案保密工作

    第二十五條 檔案工作人員，須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。

    第二十六條 檔案員要認真學習有關保密工作有關文件和規(guī)定，嚴格遵守保密紀律和保密制度。

    第二十七條 歸檔文件材料必須根據(jù)國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定，劃分為秘密檔案、機密檔案、絕密檔案。

    第二十八條 未經(jīng)許可嚴禁傳抄、自行翻印機密文件和密級檔案材料。

    第二十九條 查閱秘密級以上檔案，只限在檔案室內查閱，嚴禁外借或者復制。確因工作需要，要求摘抄或復制有關章節(jié)的，須經(jīng)局分管領導批準。

    第三十條 應定期檢查保密檔案，如發(fā)現(xiàn)丟失應及時報告并查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。

    第三十一條 檔案管理員是檔案管理工作的直接責任人，對檔案資料的完整性、安全性負責，必須認真行檔案管理員職責。

    第三十二條 單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經(jīng)驗，堵塞漏洞，嚴防失密、泄密。

    第六章 檔案統(tǒng)計工作

    第三十三條 認真貫徹執(zhí)行《統(tǒng)計法》和有關規(guī)章，依法對檔案進行統(tǒng)計。

    第三十四條 檔案統(tǒng)計工作由檔案員負責，受省審計廳和市檔案局的指導與監(jiān)督。

    第三十五條 及時統(tǒng)計單位庫存檔案和檔案工作的發(fā)展情況。統(tǒng)計工作應做到實事求是，提供數(shù)字力求準確，如實反映情況，不虛報、瞞報和漏報。

    第三十六條 做好檔案接收、移交、整理、保管、鑒定、銷毀等數(shù)量和狀況的登記和統(tǒng)計，做到案底清楚，賬物相符。

    第三十七條 做好檔案利用情況和利用效果的統(tǒng)計。

    第三十八條 按時完成上報檔案統(tǒng)計工作和其他專項統(tǒng)計工作，科學及時做好統(tǒng)計分析，為領導決策提供依據(jù)。

    第三十九條 建立健全檔案登記制度。

    第七章電子文件歸檔

    第四十條 電子文件在形成到歸檔的管理過程中，由各形成處室和檔案室指定專人負責。

    第四十一條 電子文件應妥善管理，確保不散失、不損毀、不失真，確保電子文件的真實性、完整性。。

    第四十二條 電子文件實行集中統(tǒng)一管理。檔案員應熟練掌握計算機系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動提供服務，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

    第四十三條 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規(guī)定定期完成。

    第四十四條 各處室在歸檔電子文件時，應注明相應的標記；隨時記錄經(jīng)辦情況；辦理完畢的電子文件應在規(guī)定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

    第四十五條 歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。

    第四十六條 各處室要在每年六月底前將上年度應歸檔的電子文件向檔案室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內容準備、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

    第四十七條 檔案室負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。

    第四十八條 入庫的電子檔案，每兩年應機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

    第四十九條 隨著計算機技術和設備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制、復制或補救新版本，舊版或有問題的載體應保存三年。

    第五十條 保管電子檔案的裝具應為防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備，環(huán)境溫度在17℃-20℃，相對濕度在35%-45%。

    第五十一條 封存的電子檔案不外借，利用時使用拷貝件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

    第八章 會計檔案管理

    第五十二條 會計檔案是指會計憑證、賬簿、報表及其他會計核算等記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料的證據(jù)，是機關檔案的重要組成部分。

    第五十三條 會計人員負責全部會計檔案的整理、立卷、裝訂成冊、調閱、銷毀等一系列工作。

    第五十四條 當年的會計檔案在會計年度終結后，可暫由會計室保管一年，期滿后全部移交檔案室統(tǒng)一保管。

    第五十五條 檔案室接收的會計檔案，應保持原卷冊的封置，個別需拆封整理的應會同會計人員共同拆封整理，并建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

    第五十六條 會計檔案應為本單位提供利用，本單位非財務人員需借閱會計檔案的，須經(jīng)辦公室主任批準，且只能在閱檔室查看；需要復制會計檔案的，須經(jīng)分管局長批準。

    第五十七條 會計檔案一般不對外借閱，不得攜帶會計檔案外出。如遇特殊情況外單位必須借用須經(jīng)分管局長批準，檔案原件不得借出并且不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換，并限期歸還。

    第五十八條 檔案室對違反會計檔案管理制度的行為，有權進行檢查糾正。

    第九章 檔案借閱

    第五十九條 各處室借閱檔案，原則上在閱檔室內閱讀，因工作需要，確需將檔案借出，應辦理借閱手續(xù)。

    第六十條 凡借閱檔案，必須經(jīng)檔案員提供，任何人不得直接用擅自調檔；不得在借閱的檔案中擅自涂改、勾劃、折疊和剪裁，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要追究責任。

    第六十一條 歸還借閱檔案，要認真檢查檔案資料是否與原件相符，有無缺頁或損壞。

    第六十二條 借閱檔案資料，必須辦理登記、簽字手續(xù)；歸還時檔案員應當面銷號，確認簽字手續(xù)。

    第六十三條 外單位需查閱、復制我局檔案，須持單位介紹信，經(jīng)我局分管領導批準，同時約請相關項目組長或主審陪同，在閱檔室查閱，不外借。

    第六十四條 借出的檔案應按期歸還，借閱時間一般不超過15天，過期應辦理續(xù)借手續(xù)。

    第六十五條 歸還檔案時，檔案員應當面清點，逐頁檢查，認真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查，并及時辦理注銷手續(xù)。

    第六十六條 局黨組會議和局長辦公會會議記錄，單獨密封存檔，專柜存放，專人保管。確需查閱，須經(jīng)局主要領導批準。

    第六十七條 工作人員外出不得攜帶檔案。確因工作需要，須經(jīng)局主要領導批準。

    第十章 檔案鑒定銷毀

    第六十八條 檔案資料鑒定銷毀工作由局檔案鑒定銷毀小組負責。鑒定銷毀小組由分管局長任組長，檔案室和有關業(yè)務處室組成檔案鑒定小組。

    第六十九條 鑒定銷毀小組應定期對綜合檔案進行鑒定，對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案資料應延長保管期限；對不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進行處理。對各類檔案定期進行檔案價值鑒定，并相應修改歸檔范圍和保管期限，對已滿保管期限的檔案及時組織鑒定和銷毀。

    第七十條 需鑒定銷毀的檔案，應由局檔案室提出書面申請，經(jīng)辦公室論證提出意見后，提交鑒定小組進行鑒定。

    第七十一條 經(jīng)批準銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊，在指定地點，登記所銷毀檔案資料的時間、數(shù)量及主要內容。由兩人以上負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在清冊上注冊銷毀日期并簽字。

    第七十二條 銷毀檔案時，應遵循保密原則及有關規(guī)定并指派專人負責監(jiān)督銷毀，參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字，嚴禁將檔案作廢紙出售。

    第七十三條 經(jīng)鑒定確認為無保存價值又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人或轉為內部資料保存。

    第七十四條 檔案鑒定報告，銷毀清冊，要及時歸檔，永久保存。

    第七十五條 任何處室和個人不得隨意銷毀檔案，違反者，按國家有關規(guī)定處理。

    第十一章 檔案員職責

    第七十六條 檔案員應熱愛本職工作，努力學習業(yè)務，認真貫徹執(zhí)行檔案工作各項規(guī)范、標準和制度。

    第七十七條 負責全市審計機關審計檔案立卷歸檔工作的監(jiān)督和指導，同時負責檔案達標測評復查工作。

    第七十八條 做好各門類檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、借閱工作，嚴把質量關并做好移交手續(xù)。督促、指導各處室檔案的收集、整理、歸檔工作。

    第七十九條 編寫檔案檢索工具，主動提供利用，為機關各項工作服務。

    第八十條 對入庫的檔案進行驗收登記和分類編號，實行集中統(tǒng)一管理。

    第八十一條 定期檢查庫房，做好防火、防蟲等措施，發(fā)現(xiàn)破損、變質等問題，要及時妥善處理。

    第八十二條 每天查看，記錄庫房溫濕度情況。

    第八十三條 嚴格執(zhí)行保密制度和庫房管理制度，維護檔案和完整與安全。按鑒定與銷毀制度，對應銷毀的檔案及時進行清理、造冊。

    第八十四條 檔案員外出，庫房鑰匙應由辦公室分管主任指定專人保管。在此期間，非特殊情況一般不借閱，如確急需，分管主任指定二人進庫，按其規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

    第八十五條 檔案員調離時，應辦理交接手續(xù)，有檔案損壞、遺漏情況的，要查明原因，及時采取補收手續(xù)，確保檔案資料完整。

    第八十六條 檔案員如發(fā)生玩忽職守，擅自提供、抄錄、損毀、丟失檔案等事件，要追究責任，按有關規(guī)定處理。

    第十二章 附   則

    第八十七條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。

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