常審發(fā)〔2013〕71號(hào)

市局各處室：

    為加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，確保檔案安全、完整和有效利用，現(xiàn)將《常州市審計(jì)局檔案管理規(guī)定》印發(fā)你們，望認(rèn)真貫徹落實(shí)。

    
                                                  常州市審計(jì)局

    2013年6月9日

    常州市審計(jì)局檔案管理規(guī)定

    第一章 總   則

    第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我局實(shí)際、制定本規(guī)定。

    第二條 本規(guī)定所稱的檔案，是指反映我局在開展審計(jì)工作過程中形成的各種文書、數(shù)據(jù)、圖表、照片、影像和電子文檔等資料。

    第三條 我局的檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、處室歸檔、集中存放、專人保管。

    第二章 文件材料整理和立卷歸檔

    第四條 參照《江蘇省審計(jì)廳文件材料歸檔范圍和保管期限》，我局各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存和利用價(jià)值的各種文書、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的文件材料，均應(yīng)收集、整理、立卷歸檔。

    第五條 局各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料整理和立卷歸檔工作。審計(jì)組負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的立卷；收集齊全的審計(jì)檔案和文件材料,由本部門兼職檔案員收齊歸檔后，統(tǒng)一移交檔案室。

    第六條 文書檔案按年度——組織機(jī)構(gòu)——文件時(shí)間形成順序結(jié)合事由排列；審計(jì)檔案按職能分類、項(xiàng)目組卷、四個(gè)單元排列；其他門類檔案按年度排列。

    第七條 文件材料整理、蓋章、填寫、裝盒應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，案卷裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀，確保不掉頁、不壓字、不妨礙閱讀。

    第八條 歸檔的文件材料，須為原件，內(nèi)容真實(shí)，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，制作和書寫材料有利于長(zhǎng)期保存、格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰、手續(xù)完備、裝訂整齊、劃分保管期限、標(biāo)注密級(jí)。審計(jì)檔案應(yīng)做到邊審計(jì)、邊收集、審結(jié)卷成。

    第九條 歸檔份數(shù)。文件材料一般一式一份歸檔，重要或者使用頻繁的應(yīng)適當(dāng)增加副本。

    第十條 按年度歸檔的審計(jì)檔案，次年四月底前歸檔；其他門類檔案管理性文件材料，次年六月底前移交局檔案室；基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案在項(xiàng)目完成、通過鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；會(huì)計(jì)檔案于第二年六月底前歸檔；聲像檔案（照片、錄音、錄像、光盤）和實(shí)物應(yīng)與文字說明一起歸檔；電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

    第三章 檔案交接

    第十一條 各處室按歸檔范圍、歸檔時(shí)間將各自在工作中形成的材料分門別類，移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。

    第十二條 凡本單位人員外出開會(huì)、學(xué)習(xí)或培訓(xùn)回來時(shí)，必須向檔案室移交有關(guān)資料，經(jīng)檔案員整理登記后，按規(guī)定程序處理。

    第十三條 移交檔案必須按下列手續(xù)履行：填寫檔案移交登記表，一式兩份，寫明案卷題名、所屬年度、移交時(shí)間、數(shù)量、移交人、接收人簽名（照片還要注明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作者）。

    第十四條 根據(jù)省、市檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定，有計(jì)劃、有步驟地將永久的檔案連同文件、案卷目錄和有關(guān)材料，按時(shí)移交市檔案館，交接雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名蓋章。移交清冊(cè)應(yīng)歸入局全宗卷內(nèi)保存。

    第四章 檔案庫房管理

    第十五條 非檔案管理人員，不得擅自進(jìn)入庫房；因工作需要須進(jìn)入庫房的，要有檔案員陪同。

    第十六條 庫房?jī)?nèi)應(yīng)堅(jiān)固，加設(shè)防盜系統(tǒng)，下班檢查燈、門窗關(guān)閉情況以確保安全。

    第十七條 庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，做到防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防盜、防高溫、防光等要求。庫房?jī)?nèi)須配備防火報(bào)警裝置、滅火器材，且要放在固定位置，不準(zhǔn)隨便移動(dòng)；管理人員必須會(huì)使用滅火器。

    第十八條 庫房窗戶掛遮光窗簾，防止陽光照射，定期查看庫房?jī)?nèi)的溫、濕度計(jì)，并登記，保持通風(fēng)干燥。

    第十九條 進(jìn)出庫房的檔案應(yīng)登記，借出檔案按《檔案借閱制度》辦理。

    第二十條 半年檢查一次庫房檔案的狀況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)妥善處理。如有破損、霉?fàn)€的檔案情況，應(yīng)及時(shí)采取復(fù)制修補(bǔ)等技術(shù)處理措施。定期對(duì)庫房?jī)?nèi)各類檔案進(jìn)行清點(diǎn)，做好清點(diǎn)記錄。

    第二十一條 庫房?jī)?nèi)禁止存放非檔案用品；嚴(yán)禁任何人攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入庫房；庫房?jī)?nèi)不準(zhǔn)使用臺(tái)燈、電熨斗、電暖器等電器設(shè)備。

    第二十二條 檔案要放置有序、整齊，做到科學(xué)化、規(guī)范化，便于提供利用。

    第二十三條 檔案員調(diào)離時(shí)，各類檔案及庫房中其他物品要辦理移交手續(xù)。

    第二十四條 庫房?jī)?nèi)不準(zhǔn)辦公、開會(huì)、會(huì)客。

    第五章 檔案保密工作

    第二十五條 檔案工作人員，須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密原則，確保檔案的安全。

    第二十六條 檔案員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)保密工作有關(guān)文件和規(guī)定，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和保密制度。

    第二十七條 歸檔文件材料必須根據(jù)國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定，劃分為秘密檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案。

    第二十八條 未經(jīng)許可嚴(yán)禁傳抄、自行翻印機(jī)密文件和密級(jí)檔案材料。

    第二十九條 查閱秘密級(jí)以上檔案，只限在檔案室內(nèi)查閱，嚴(yán)禁外借或者復(fù)制。確因工作需要，要求摘抄或復(fù)制有關(guān)章節(jié)的，須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

    第三十條 應(yīng)定期檢查保密檔案，如發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。

    第三十一條 檔案管理員是檔案管理工作的直接責(zé)任人，對(duì)檔案資料的完整性、安全性負(fù)責(zé)，必須認(rèn)真行檔案管理員職責(zé)。

    第三十二條 單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞，嚴(yán)防失密、泄密。

    第六章 檔案統(tǒng)計(jì)工作

    第三十三條 認(rèn)真貫徹執(zhí)行《統(tǒng)計(jì)法》和有關(guān)規(guī)章，依法對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

    第三十四條 檔案統(tǒng)計(jì)工作由檔案員負(fù)責(zé)，受省審計(jì)廳和市檔案局的指導(dǎo)與監(jiān)督。

    第三十五條 及時(shí)統(tǒng)計(jì)單位庫存檔案和檔案工作的發(fā)展情況。統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到實(shí)事求是，提供數(shù)字力求準(zhǔn)確，如實(shí)反映情況，不虛報(bào)、瞞報(bào)和漏報(bào)。

    第三十六條 做好檔案接收、移交、整理、保管、鑒定、銷毀等數(shù)量和狀況的登記和統(tǒng)計(jì)，做到案底清楚，賬物相符。

    第三十七條 做好檔案利用情況和利用效果的統(tǒng)計(jì)。

    第三十八條 按時(shí)完成上報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)工作和其他專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，科學(xué)及時(shí)做好統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

    第三十九條 建立健全檔案登記制度。

    第七章電子文件歸檔

    第四十條 電子文件在形成到歸檔的管理過程中，由各形成處室和檔案室指定專人負(fù)責(zé)。

    第四十一條 電子文件應(yīng)妥善管理，確保不散失、不損毀、不失真，確保電子文件的真實(shí)性、完整性。。

    第四十二條 電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案員應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

    第四十三條 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

    第四十四條 各處室在歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)注明相應(yīng)的標(biāo)記；隨時(shí)記錄經(jīng)辦情況；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類集中拷貝，編制機(jī)讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。

    第四十五條 歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案著錄規(guī)則基本要求。

    第四十六條 各處室要在每年六月底前將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向檔案室歸檔，移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)備、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

    第四十七條 檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

    第四十八條 入庫的電子檔案，每?jī)赡陸?yīng)機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。

    第四十九條 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問題的載體應(yīng)保存三年。

    第五十條 保管電子檔案的裝具應(yīng)為防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，環(huán)境溫度在17℃-20℃，相對(duì)濕度在35%-45%。

    第五十一條 封存的電子檔案不外借，利用時(shí)使用拷貝件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

    第八章 會(huì)計(jì)檔案管理

    第五十二條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算等記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料的證據(jù)，是機(jī)關(guān)檔案的重要組成部分。

    第五十三條 會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、裝訂成冊(cè)、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

    第五十四條 當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)室保管一年，期滿后全部移交檔案室統(tǒng)一保管。

    第五十五條 檔案室接收的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封置，個(gè)別需拆封整理的應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)人員共同拆封整理，并建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

    第五十六條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位提供利用，本單位非財(cái)務(wù)人員需借閱會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，且只能在閱檔室查看；需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)。

    第五十七條 會(huì)計(jì)檔案一般不對(duì)外借閱，不得攜帶會(huì)計(jì)檔案外出。如遇特殊情況外單位必須借用須經(jīng)分管局長(zhǎng)批準(zhǔn)，檔案原件不得借出并且不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換，并限期歸還。

    第五十八條 檔案室對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的行為，有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。

    第九章 檔案借閱

    第五十九條 各處室借閱檔案，原則上在閱檔室內(nèi)閱讀，因工作需要，確需將檔案借出，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

    第六十條 凡借閱檔案，必須經(jīng)檔案員提供，任何人不得直接用擅自調(diào)檔；不得在借閱的檔案中擅自涂改、勾劃、折疊和剪裁，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，要追究責(zé)任。

    第六十一條 歸還借閱檔案，要認(rèn)真檢查檔案資料是否與原件相符，有無缺頁或損壞。

    第六十二條 借閱檔案資料，必須辦理登記、簽字手續(xù)；歸還時(shí)檔案員應(yīng)當(dāng)面銷號(hào)，確認(rèn)簽字手續(xù)。

    第六十三條 外單位需查閱、復(fù)制我局檔案，須持單位介紹信，經(jīng)我局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)約請(qǐng)相關(guān)項(xiàng)目組長(zhǎng)或主審陪同，在閱檔室查閱，不外借。

    第六十四條 借出的檔案應(yīng)按期歸還，借閱時(shí)間一般不超過15天，過期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

    第六十五條 歸還檔案時(shí)，檔案員應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，逐頁檢查，認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查，并及時(shí)辦理注銷手續(xù)。

    第六十六條 局黨組會(huì)議和局長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議記錄，單獨(dú)密封存檔，專柜存放，專人保管。確需查閱，須經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

    第六十七條 工作人員外出不得攜帶檔案。確因工作需要，須經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

    第十章 檔案鑒定銷毀

    第六十八條 檔案資料鑒定銷毀工作由局檔案鑒定銷毀小組負(fù)責(zé)。鑒定銷毀小組由分管局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成檔案鑒定小組。

    第六十九條 鑒定銷毀小組應(yīng)定期對(duì)綜合檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案資料應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)不需要繼續(xù)保管的檔案資料按檔案管理辦法進(jìn)行處理。對(duì)各類檔案定期進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定，并相應(yīng)修改歸檔范圍和保管期限，對(duì)已滿保管期限的檔案及時(shí)組織鑒定和銷毀。

    第七十條 需鑒定銷毀的檔案，應(yīng)由局檔案室提出書面申請(qǐng)，經(jīng)辦公室論證提出意見后，提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。

    第七十一條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊(cè)，在指定地點(diǎn)，登記所銷毀檔案資料的時(shí)間、數(shù)量及主要內(nèi)容。由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在清冊(cè)上注冊(cè)銷毀日期并簽字。

    第七十二條 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)遵循保密原則及有關(guān)規(guī)定并指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀，參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊(cè)上簽字，嚴(yán)禁將檔案作廢紙出售。

    第七十三條 經(jīng)鑒定確認(rèn)為無保存價(jià)值又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人或轉(zhuǎn)為內(nèi)部資料保存。

    第七十四條 檔案鑒定報(bào)告，銷毀清冊(cè)，要及時(shí)歸檔，永久保存。

    第七十五條 任何處室和個(gè)人不得隨意銷毀檔案，違反者，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。

    第十一章 檔案員職責(zé)

    第七十六條 檔案員應(yīng)熱愛本職工作，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和制度。

    第七十七條 負(fù)責(zé)全市審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案立卷歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，同時(shí)負(fù)責(zé)檔案達(dá)標(biāo)測(cè)評(píng)復(fù)查工作。

    第七十八條 做好各門類檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)并做好移交手續(xù)。督促、指導(dǎo)各處室檔案的收集、整理、歸檔工作。

    第七十九條 編寫檔案檢索工具，主動(dòng)提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。

    第八十條 對(duì)入庫的檔案進(jìn)行驗(yàn)收登記和分類編號(hào)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

    第八十一條 定期檢查庫房，做好防火、防蟲等措施，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)等問題，要及時(shí)妥善處理。

    第八十二條 每天查看，記錄庫房溫濕度情況。

    第八十三條 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度和庫房管理制度，維護(hù)檔案和完整與安全。按鑒定與銷毀制度，對(duì)應(yīng)銷毀的檔案及時(shí)進(jìn)行清理、造冊(cè)。

    第八十四條 檔案員外出，庫房鑰匙應(yīng)由辦公室分管主任指定專人保管。在此期間，非特殊情況一般不借閱，如確急需，分管主任指定二人進(jìn)庫，按其規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

    第八十五條 檔案員調(diào)離時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，有檔案損壞、遺漏情況的，要查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)收手續(xù)，確保檔案資料完整。

    第八十六條 檔案員如發(fā)生玩忽職守，擅自提供、抄錄、損毀、丟失檔案等事件，要追究責(zé)任，按有關(guān)規(guī)定處理。

    第十二章 附   則

    第八十七條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。