常檔發(fā)［2005] 8 號 

市各部委辦局，市各公司、直屬單位：
現(xiàn)將江蘇省檔案局印發(fā)的《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合本單位實際遵照執(zhí)行，并及時將施行過程中遇到的情況和問題向我局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處進行反饋。原為加強和規(guī)范全市電子文件的管理，我局曾于2003年8 月11 日印發(fā)了《常州市電子文件歸檔與管理規(guī)范》，凡與本次《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 不一致的，一律以江蘇省檔案局印發(fā)的《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 為準

常州市檔案局

二OO五年三月一日

主題詞：電子文件  管理  通知

常州市檔案局2005 年3 月l 日印發(fā)共印250 份

江蘇省電子文件歸檔與管理辦法

第一章    總  則

    第一條  為適應(yīng)全省信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的需要，規(guī)范全省電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《江蘇省檔案管理條例》、國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年第6號令），結(jié)合我省的實際情況，制定本辦法。

    第二條  本辦法所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。

    本辦法所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項活動中產(chǎn)生并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計的過程。

    第三條  本辦法適用于本省范圍內(nèi)的各級黨政機關(guān)、人民團體，企事業(yè)單位，社會組織以及各類經(jīng)濟組織。

    第四條  縣級以上各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對電子政務(wù)、電子商務(wù)過程中電子文件歸檔與管理的領(lǐng)導(dǎo)，將在國家綜合檔案館建立電子文件中心納入當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，確保電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和各機關(guān)業(yè)務(wù)活動中有保存價值的電子文件在檔案館得到有效的保存和利用。

    第五條  縣級以上檔案行政管理部門負責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)電子文件的歸檔與管理工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章    電子文件歸檔與管理體系

    第六條 各級檔案行政管理部門建立與各單位檔案人員、文書處理人員和數(shù)據(jù)管理人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，保證及時溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現(xiàn)的問題。

    第七條  已開展電子政務(wù)的單位，應(yīng)當(dāng)制定嚴格的管理制度，采取切實有效的技術(shù)措施，在辦公自動化軟件中配置電子文件歸檔接口和相應(yīng)的檔案管理子系統(tǒng)，保持對電子文件生命周期全過程的有效控制，保證管理工作的連續(xù)性以及電子文件真實性、完整性和有效性的延續(xù)，實現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。

    第八條  辦公自動化和檔案管理軟件必須符合全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換結(jié)構(gòu)（見附錄A—D）。

    電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)明確時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

    第九條  為保證電子文件的安全性，防止因災(zāi)難、意外可能帶來的數(shù)據(jù)丟失，對于電子文件正式文本實行雙套保存。具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，同步歸檔保存。

    第十條  對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)當(dāng)附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對電子文件中使用可靠電子簽名的數(shù)據(jù)電文，不需要再度簽名確認。

第三章    電子文件的真實性、完整性和有效性

    第十一條  電子文件的形成單位，應(yīng)當(dāng)采取可靠的安全防護技術(shù)措施，保證電子文件的真實性。

    （一）建立對電子文件操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。

    （二）  設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等。

    （三）對電子文件采用防錯漏、防調(diào)換和防更改的標記。

    （四）對電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。

    第十二條  各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)加強對各崗位文件形成人的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從電子文件形成開始，不間斷地對有關(guān)操作處理進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合下列規(guī)范要求，具有完整性。

    （一）登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。

    （二）登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。

    （三）登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。

    （四）登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

    （五）電子文件形成人員及時對修改的重要文稿進行邏輯歸檔，正式文本隨后物理歸檔。單位檔案部門按照檔案館給定的全宗號、歸檔范圍登記并歸檔。 

    （六）采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。

    第十三條  建立由網(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)人員負責(zé)的電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。使用數(shù)據(jù)處理能力強、安全性能高的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)管理電子文件及電子文件的機讀目錄數(shù)據(jù)。機關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)配備滿足存貯要求的大容量內(nèi)存和單獨的計算機、服務(wù)器，并聯(lián)入電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)。

    （一）根據(jù)電子文件的類型和特點注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)。

    （二）辦公自動化軟件系統(tǒng)及檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供嚴格的操作權(quán)限管理，能對各功能模塊的操作權(quán)限進行嚴格控制，對操作的數(shù)據(jù)范圍進行讀、寫控制。

    （三）對于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時歸檔。

    （四）網(wǎng)管部門定期對檔案室備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，并根據(jù)軟硬件升級換代情況，適時對電子文件進行遷移作業(yè)。

    第十四條  電子文件的處理和保存應(yīng)當(dāng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等情況，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證和身份識別方法等。

第四章    電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及通用格式

    第十五條  不同類型電子文件的收集應(yīng)當(dāng)遵循如下數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：

    （一）收文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    收文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括收文登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中，文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識；文書處理項包括文件來源分類、收文日期、收文號、收文者、擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、主辦部門、協(xié)辦部門、處理結(jié)果；文件歸檔項包括歸檔標志、機構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄A。

    （二）發(fā)文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    發(fā)文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括發(fā)文登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中，文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識；文書處理項包括主辦部門、協(xié)辦部門、起草人、修改人、審核意見、簽發(fā)意見、打字人、登記日期、發(fā)往單位、抄送單位；文件歸檔項包括歸檔標志、機構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄B。

    （三）會議及其他文件材料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    包括會議及其他文件材料登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中，文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識；文書處理項包括會議名稱、主辦部門、協(xié)辦部門；文件歸檔項包括歸檔標志、機構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄C。

    （四）歸檔分類方案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    歸檔分類方案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括機構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、事由或備注項。各數(shù)據(jù)項的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄D。

    （五）文件級文書檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    文件級文書檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括分類號、檔案館代號、組織機構(gòu)代碼、檔號、電子文檔號、縮微號、題名、文號、責(zé)任者、稿本、文種、密級、保管期限、成文日期、載體類型、載體規(guī)格、載體數(shù)量、載體單位、主題詞、全文標識、主辦部門、協(xié)辦部門、備注。各數(shù)據(jù)項的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法按照江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）的要求確定。

    第十六條  電子文件的通用格式

    （一）一般電子文件的通用格式

    1．文字型電子文件：XML、PDF、RTF、TXT。

    2．圖像電子文件：JPEG、TIFF。

    3．音頻電子文件：WAV、MP3。

    4．影像及多媒體音像數(shù)據(jù)：MPEG、AVI。

    5．用以全文檢索的文件類型：TXT。

    （二）專業(yè)電子文件的通用格式，由省檔案局會同有關(guān)專業(yè)主管部門確定。

第五章    電子文件的收集與積累

    第十七條  電子文件的收集范圍應(yīng)當(dāng)是反映單位主要職能活動，包括文書和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件，以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

    （一）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)當(dāng)保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行全文數(shù)字化工作，則應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)文件與數(shù)字化后的電子文件一同保存。

    （二）當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)當(dāng)采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)當(dāng)隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

    （三）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)當(dāng)明確流程環(huán)節(jié)的責(zé)任者，采取捕獲措施，在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中集中存儲，以防散失。

    （四）收集電子文件時，應(yīng)該注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環(huán)境。國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環(huán)境。電子文件原則上要轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應(yīng)當(dāng)連同專用軟件一并收集。

    （五）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的，與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。

    （六）套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。

    （七）電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都必須制作備份。對已經(jīng)辦理完畢的電子文件，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。

    第十八條  電子文件的登記

    （一）每份電子文件均應(yīng)當(dāng)在《電子文件登記表》（見附錄E）或辦公自動化軟件系統(tǒng)中登記。在辦公自動化軟件系統(tǒng)中登記的，應(yīng)當(dāng)打印出附錄E的紙質(zhì)備份。

    （二）電子文件登記表應(yīng)當(dāng)與電子文件同時保存。

    （三）電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。

    （四）電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結(jié)文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。

第六章    電子文件的歸檔

    第十九條  歸檔要求

    電子文件可以由本單位的檔案部門集中歸檔，也可以由文件辦理的部門即時歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門或信息管理部門應(yīng)當(dāng)定期把應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上；部門歸檔的，應(yīng)當(dāng)及時將已歸檔的電子文件移交給檔案部門。

    第二十條  電子文件鑒定

    （一）電子文件在歸檔前應(yīng)當(dāng)進行鑒定。鑒定工作包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

    （二）集中歸檔的，歸檔前應(yīng)當(dāng)由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄F）；部門歸檔的，在檔案移交時，應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔前對電子文件的真實性、完整性和有效性檢驗和審核的結(jié)果記錄一并移交給檔案部門。如果文件形成單位采用了規(guī)定范圍以內(nèi)的某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應(yīng)將技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

    （三）電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

    （四）電子文件保管期限和密級的劃分，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。

    第二十一條  歸檔時間與方法

    （一）電子文件可以實時歸檔，也可以按照紙質(zhì)文件的規(guī)定完成歸檔。涉及政務(wù)信息公開的電子文件要適時通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)向同級國家綜合檔案館移交。

    （二）電子文件歸檔時，應(yīng)當(dāng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

    （三）電子文件的歸檔，按照歸檔分類方案所設(shè)置的鑒定標識（歸檔分類代碼）進行。歸檔時，應(yīng)當(dāng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

    （四）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內(nèi)容，歸檔電子文件的檔號按《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）的規(guī)定編制。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

    （五）特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。

    （六）相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說明等應(yīng)當(dāng)同時歸檔，并將電子文件的檔號返登入《電子文件登記表》（見附錄E）。

    （七）對需要長期保存的電子文件，將機讀目錄與相應(yīng)的電子文件存儲同一載體中，同時載體中存儲的歸檔文件名應(yīng)當(dāng)與機讀目錄名稱一致。

    （八）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

    （九）電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18）進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等其他標識，并按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T 22）規(guī)定的格式打印出紙質(zhì)目錄。

    第二十二條  歸檔步驟

    （一）邏輯歸檔：根據(jù)集中統(tǒng)一的要求，各單位應(yīng)當(dāng)將電子文件的管理權(quán)從電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上通過專用通道將數(shù)據(jù)遷移至同級國家綜合檔案館電子文件中心，完成邏輯歸檔。單位各部門歸檔的，在歸檔后應(yīng)當(dāng)立即將已歸檔電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門。

    （二）物理歸檔：電子文件按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T 22）規(guī)定的要求及《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施辦法》、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）進行鑒定、分類、編制檔號。同時將已歸檔的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝。

    推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

第七章  歸檔電子文件的移交、接收、保管、利用與統(tǒng)計、分析

    第二十三條  移交、接收與保管要求

    （一）對歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定認真檢驗。檢驗合格后如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。聯(lián)網(wǎng)情況下，在履行相應(yīng)的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進行。

    （二）在電子政務(wù)環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)在國家綜合檔案館內(nèi)建立本級政府的電子文件中心，并對各進館單位的歸檔電子文件實行即時移交、接收，集中保管和提供利用。

    第二十四條  接收檢驗

    （一）文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應(yīng)當(dāng)對電子文件的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。

    （二）檢驗項目

    載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)是否完備；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

    （三）檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄F）。

    （四）檔案保管部門應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。移交的電子文件檢驗不合格的，退回形成單位重新制作。

    （五）移交進館的電子文件應(yīng)當(dāng)提供DBF格式的文件目錄，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)符合省內(nèi)有關(guān)標準。

    第二十五條  移交手續(xù)和保管要求

    （一）檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄F）的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。

    （二）歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：

    1．歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

    2．單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

    3．存放時應(yīng)當(dāng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

    4．環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。

    歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)當(dāng)參照上述條件進行。

    第二十六條  有效性保證

    （一）電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)當(dāng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)當(dāng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；對于不兼容的，應(yīng)當(dāng)及時進行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后，可擦寫載體擦除后可以重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體按保密要求處置。

    （二）磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不得低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時采取恢復(fù)措施。

    （三）對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不得少于4年。

    （四）檔案保管部門應(yīng)當(dāng)定期將檢驗結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄G）。

    第二十七條  電子文件的遷移

    （一）系統(tǒng)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴充、應(yīng)用軟件升級或者改變時，應(yīng)當(dāng)及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（附錄H）。

    （二）遷移之前必須做數(shù)據(jù)備份。

    （三）保持數(shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

    第二十八條  電子文件的利用

    （一）歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個人不允許擅自復(fù)制電子文件。

    （二）利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。

    （三）具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應(yīng)當(dāng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

    （四）利用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定范圍。

    第二十九條  歸檔電子文件的鑒定銷毀

    （一）歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家有關(guān)檔案鑒定銷毀的規(guī)定執(zhí)行，并且應(yīng)當(dāng)在辦理審批手續(xù)后實施。

    （二）屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除；不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

    第三十條  統(tǒng)計、分析

    （一）檔案保管部門應(yīng)當(dāng)及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

    （二）檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)能提供對歸檔電子文件的數(shù)據(jù)分析和利用情況分析。

第八章    附    則

    第三十一條  本辦法的具體適用問題由省檔案局負責(zé)解釋。

    第三十二條  本辦法自發(fā)布之日起施行

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