常檔發(fā)［2005] 8 號 

市各部委辦局，市各公司、直屬單位：
現(xiàn)將江蘇省檔案局印發(fā)的《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合本單位實(shí)際遵照執(zhí)行，并及時(shí)將施行過程中遇到的情況和問題向我局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處進(jìn)行反饋。原為加強(qiáng)和規(guī)范全市電子文件的管理，我局曾于2003年8 月11 日印發(fā)了《常州市電子文件歸檔與管理規(guī)范》，凡與本次《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 不一致的，一律以江蘇省檔案局印發(fā)的《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 為準(zhǔn)

常州市檔案局

二OO五年三月一日

主題詞：電子文件  管理  通知

常州市檔案局2005 年3 月l 日印發(fā)共印250 份

江蘇省電子文件歸檔與管理辦法

第一章    總  則

    第一條  為適應(yīng)全省信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的需要，規(guī)范全省電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年第6號令），結(jié)合我省的實(shí)際情況，制定本辦法。

    第二條  本辦法所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。

    本辦法所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項(xiàng)活動中產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)的過程。

    第三條  本辦法適用于本省范圍內(nèi)的各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體，企事業(yè)單位，社會組織以及各類經(jīng)濟(jì)組織。

    第四條  縣級以上各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子政務(wù)、電子商務(wù)過程中電子文件歸檔與管理的領(lǐng)導(dǎo)，將在國家綜合檔案館建立電子文件中心納入當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，確保電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和各機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動中有保存價(jià)值的電子文件在檔案館得到有效的保存和利用。

    第五條  縣級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)電子文件的歸檔與管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第二章    電子文件歸檔與管理體系

    第六條 各級檔案行政管理部門建立與各單位檔案人員、文書處理人員和數(shù)據(jù)管理人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，保證及時(shí)溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現(xiàn)的問題。

    第七條  已開展電子政務(wù)的單位，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理制度，采取切實(shí)有效的技術(shù)措施，在辦公自動化軟件中配置電子文件歸檔接口和相應(yīng)的檔案管理子系統(tǒng)，保持對電子文件生命周期全過程的有效控制，保證管理工作的連續(xù)性以及電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的延續(xù)，實(shí)現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。

    第八條  辦公自動化和檔案管理軟件必須符合全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換結(jié)構(gòu)（見附錄A—D）。

    電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)明確時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

    第九條  為保證電子文件的安全性，防止因?yàn)?zāi)難、意外可能帶來的數(shù)據(jù)丟失，對于電子文件正式文本實(shí)行雙套保存。具有永久和長期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等，同步歸檔保存。

    第十條  對只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對電子文件中使用可靠電子簽名的數(shù)據(jù)電文，不需要再度簽名確認(rèn)。

第三章    電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性

    第十一條  電子文件的形成單位，應(yīng)當(dāng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。

    （一）建立對電子文件操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。

    （二）  設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。

    （三）對電子文件采用防錯(cuò)漏、防調(diào)換和防更改的標(biāo)記。

    （四）對電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。

    第十二條  各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各崗位文件形成人的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從電子文件形成開始，不間斷地對有關(guān)操作處理進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合下列規(guī)范要求，具有完整性。

    （一）登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。

    （二）登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。

    （三）登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。

    （四）登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。

    （五）電子文件形成人員及時(shí)對修改的重要文稿進(jìn)行邏輯歸檔，正式文本隨后物理歸檔。單位檔案部門按照檔案館給定的全宗號、歸檔范圍登記并歸檔。 

    （六）采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。

    第十三條  建立由網(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)人員負(fù)責(zé)的電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。使用數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、安全性能高的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)管理電子文件及電子文件的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)配備滿足存貯要求的大容量內(nèi)存和單獨(dú)的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器，并聯(lián)入電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)。

    （一）根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)。

    （二）辦公自動化軟件系統(tǒng)及檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供嚴(yán)格的操作權(quán)限管理，能對各功能模塊的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，對操作的數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行讀、寫控制。

    （三）對于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時(shí)歸檔。

    （四）網(wǎng)管部門定期對檔案室備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，并根據(jù)軟硬件升級換代情況，適時(shí)對電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。

    第十四條  電子文件的處理和保存應(yīng)當(dāng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等情況，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證和身份識別方法等。

第四章    電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及通用格式

    第十五條  不同類型電子文件的收集應(yīng)當(dāng)遵循如下數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：

    （一）收文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    收文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括收文登記號、文件的基本特征項(xiàng)、文書處理項(xiàng)、文件歸檔項(xiàng)和備注項(xiàng)。其中，文件的基本特征項(xiàng)包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標(biāo)題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標(biāo)識；文書處理項(xiàng)包括文件來源分類、收文日期、收文號、收文者、擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、主辦部門、協(xié)辦部門、處理結(jié)果；文件歸檔項(xiàng)包括歸檔標(biāo)志、機(jī)構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄A。

    （二）發(fā)文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    發(fā)文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括發(fā)文登記號、文件的基本特征項(xiàng)、文書處理項(xiàng)、文件歸檔項(xiàng)和備注項(xiàng)。其中，文件的基本特征項(xiàng)包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標(biāo)題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標(biāo)識；文書處理項(xiàng)包括主辦部門、協(xié)辦部門、起草人、修改人、審核意見、簽發(fā)意見、打字人、登記日期、發(fā)往單位、抄送單位；文件歸檔項(xiàng)包括歸檔標(biāo)志、機(jī)構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄B。

    （三）會議及其他文件材料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    包括會議及其他文件材料登記號、文件的基本特征項(xiàng)、文書處理項(xiàng)、文件歸檔項(xiàng)和備注項(xiàng)。其中，文件的基本特征項(xiàng)包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標(biāo)題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標(biāo)識；文書處理項(xiàng)包括會議名稱、主辦部門、協(xié)辦部門；文件歸檔項(xiàng)包括歸檔標(biāo)志、機(jī)構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄C。

    （四）歸檔分類方案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    歸檔分類方案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括機(jī)構(gòu)（或問題）名稱、保管期限、歸檔分類代碼、事由或備注項(xiàng)。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法，參見附錄D。

    （五）文件級文書檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

    文件級文書檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括分類號、檔案館代號、組織機(jī)構(gòu)代碼、檔號、電子文檔號、縮微號、題名、文號、責(zé)任者、稿本、文種、密級、保管期限、成文日期、載體類型、載體規(guī)格、載體數(shù)量、載體單位、主題詞、全文標(biāo)識、主辦部門、協(xié)辦部門、備注。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法按照江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）的要求確定。

    第十六條  電子文件的通用格式

    （一）一般電子文件的通用格式

    1．文字型電子文件：XML、PDF、RTF、TXT。

    2．圖像電子文件：JPEG、TIFF。

    3．音頻電子文件：WAV、MP3。

    4．影像及多媒體音像數(shù)據(jù)：MPEG、AVI。

    5．用以全文檢索的文件類型：TXT。

    （二）專業(yè)電子文件的通用格式，由省檔案局會同有關(guān)專業(yè)主管部門確定。

第五章    電子文件的收集與積累

    第十七條  電子文件的收集范圍應(yīng)當(dāng)是反映單位主要職能活動，包括文書和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件，以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

    （一）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)當(dāng)保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行全文數(shù)字化工作，則應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)文件與數(shù)字化后的電子文件一同保存。

    （二）當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。

    （三）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)當(dāng)明確流程環(huán)節(jié)的責(zé)任者，采取捕獲措施，在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中集中存儲，以防散失。

    （四）收集電子文件時(shí)，應(yīng)該注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環(huán)境。國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環(huán)境。電子文件原則上要轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)當(dāng)連同專用軟件一并收集。

    （五）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的，與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等，應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。

    （六）套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。

    （七）電子文件在形成、接收時(shí)就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都必須制作備份。對已經(jīng)辦理完畢的電子文件，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。

    第十八條  電子文件的登記

    （一）每份電子文件均應(yīng)當(dāng)在《電子文件登記表》（見附錄E）或辦公自動化軟件系統(tǒng)中登記。在辦公自動化軟件系統(tǒng)中登記的，應(yīng)當(dāng)打印出附錄E的紙質(zhì)備份。

    （二）電子文件登記表應(yīng)當(dāng)與電子文件同時(shí)保存。

    （三）電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。

    （四）電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結(jié)文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。

第六章    電子文件的歸檔

    第十九條  歸檔要求

    電子文件可以由本單位的檔案部門集中歸檔，也可以由文件辦理的部門即時(shí)歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門或信息管理部門應(yīng)當(dāng)定期把應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上；部門歸檔的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將已歸檔的電子文件移交給檔案部門。

    第二十條  電子文件鑒定

    （一）電子文件在歸檔前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

    （二）集中歸檔的，歸檔前應(yīng)當(dāng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見附錄F）；部門歸檔的，在檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔前對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性檢驗(yàn)和審核的結(jié)果記錄一并移交給檔案部門。如果文件形成單位采用了規(guī)定范圍以內(nèi)的某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)將技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

    （三）電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

    （四）電子文件保管期限和密級的劃分，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。

    第二十一條  歸檔時(shí)間與方法

    （一）電子文件可以實(shí)時(shí)歸檔，也可以按照紙質(zhì)文件的規(guī)定完成歸檔。涉及政務(wù)信息公開的電子文件要適時(shí)通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)向同級國家綜合檔案館移交。

    （二）電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

    （三）電子文件的歸檔，按照歸檔分類方案所設(shè)置的鑒定標(biāo)識（歸檔分類代碼）進(jìn)行。歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

    （四）存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內(nèi)容，歸檔電子文件的檔號按《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）的規(guī)定編制。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

    （五）特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。

    （六）相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說明等應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔，并將電子文件的檔號返登入《電子文件登記表》（見附錄E）。

    （七）對需要長期保存的電子文件，將機(jī)讀目錄與相應(yīng)的電子文件存儲同一載體中，同時(shí)載體中存儲的歸檔文件名應(yīng)當(dāng)與機(jī)讀目錄名稱一致。

    （八）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

    （九）電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照《檔案著錄規(guī)則》（DA／T18）進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等其他標(biāo)識，并按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T 22）規(guī)定的格式打印出紙質(zhì)目錄。

    第二十二條  歸檔步驟

    （一）邏輯歸檔：根據(jù)集中統(tǒng)一的要求，各單位應(yīng)當(dāng)將電子文件的管理權(quán)從電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上通過專用通道將數(shù)據(jù)遷移至同級國家綜合檔案館電子文件中心，完成邏輯歸檔。單位各部門歸檔的，在歸檔后應(yīng)當(dāng)立即將已歸檔電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門。

    （二）物理歸檔：電子文件按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA／T 22）規(guī)定的要求及《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施辦法》、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-2002）進(jìn)行鑒定、分類、編制檔號。同時(shí)將已歸檔的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝。

    推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

第七章  歸檔電子文件的移交、接收、保管、利用與統(tǒng)計(jì)、分析

    第二十三條  移交、接收與保管要求

    （一）對歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。聯(lián)網(wǎng)情況下，在履行相應(yīng)的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。

    （二）在電子政務(wù)環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)在國家綜合檔案館內(nèi)建立本級政府的電子文件中心，并對各進(jìn)館單位的歸檔電子文件實(shí)行即時(shí)移交、接收，集中保管和提供利用。

    第二十四條  接收檢驗(yàn)

    （一）文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應(yīng)當(dāng)對電子文件的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。

    （二）檢驗(yàn)項(xiàng)目

    載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備；核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

    （三）檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見附錄F）。

    （四）檔案保管部門應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。移交的電子文件檢驗(yàn)不合格的，退回形成單位重新制作。

    （五）移交進(jìn)館的電子文件應(yīng)當(dāng)提供DBF格式的文件目錄，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)符合省內(nèi)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

    第二十五條  移交手續(xù)和保管要求

    （一）檔案保管部門驗(yàn)收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見附錄F）的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。

    （二）歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)當(dāng)符合下列條件：

    1．歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

    2．單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

    3．存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

    4．環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。

    歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)當(dāng)參照上述條件進(jìn)行。

    第二十六條  有效性保證

    （一）電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)當(dāng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；對于不兼容的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后，可擦寫載體擦除后可以重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體按保密要求處置。

    （二）磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不得低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

    （三）對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不得少于4年。

    （四）檔案保管部門應(yīng)當(dāng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄G）。

    第二十七條  電子文件的遷移

    （一）系統(tǒng)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級或者改變時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（附錄H）。

    （二）遷移之前必須做數(shù)據(jù)備份。

    （三）保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

    第二十八條  電子文件的利用

    （一）歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意，任何單位或者個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件。

    （二）利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。

    （三）具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

    （四）利用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定范圍。

    第二十九條  歸檔電子文件的鑒定銷毀

    （一）歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家有關(guān)檔案鑒定銷毀的規(guī)定執(zhí)行，并且應(yīng)當(dāng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。

    （二）屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除；不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

    第三十條  統(tǒng)計(jì)、分析

    （一）檔案保管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

    （二）檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)能提供對歸檔電子文件的數(shù)據(jù)分析和利用情況分析。

第八章    附    則

    第三十一條  本辦法的具體適用問題由省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

    第三十二條  本辦法自發(fā)布之日起施行

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