常檔發(fā)[2005] 8 號
市各部委辦局,市各公司、直屬單位: 現(xiàn)將江蘇省檔案局印發(fā)的《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請結(jié)合本單位實(shí)際遵照執(zhí)行,并及時(shí)將施行過程中遇到的情況和問題向我局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處進(jìn)行反饋。原為加強(qiáng)和規(guī)范全市電子文件的管理,我局曾于2003年8 月11 日印發(fā)了《常州市電子文件歸檔與管理規(guī)范》,凡與本次《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 不一致的,一律以江蘇省檔案局印發(fā)的《 江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》 為準(zhǔn)
常州市檔案局
二OO五年三月一日
主題詞:電子文件 管理 通知
常州市檔案局2005 年3 月l 日印發(fā)共印250 份
江蘇省電子文件歸檔與管理辦法
第一章 總 則
第一條 為適應(yīng)全省信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的需要,規(guī)范全省電子文件歸檔與管理工作,保障電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》(2003年第6號令),結(jié)合我省的實(shí)際情況,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。
本辦法所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項(xiàng)活動中產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的電子文件(含電子公文)的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)的過程。
第三條 本辦法適用于本省范圍內(nèi)的各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體,企事業(yè)單位,社會組織以及各類經(jīng)濟(jì)組織。
第四條 縣級以上各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子政務(wù)、電子商務(wù)過程中電子文件歸檔與管理的領(lǐng)導(dǎo),將在國家綜合檔案館建立電子文件中心納入當(dāng)?shù)貒窠?jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃,確保電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和各機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動中有保存價(jià)值的電子文件在檔案館得到有效的保存和利用。
第五條 縣級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)電子文件的歸檔與管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 電子文件歸檔與管理體系
第六條 各級檔案行政管理部門建立與各單位檔案人員、文書處理人員和數(shù)據(jù)管理人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度,保證及時(shí)溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現(xiàn)的問題。
第七條 已開展電子政務(wù)的單位,應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理制度,采取切實(shí)有效的技術(shù)措施,在辦公自動化軟件中配置電子文件歸檔接口和相應(yīng)的檔案管理子系統(tǒng),保持對電子文件生命周期全過程的有效控制,保證管理工作的連續(xù)性以及電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的延續(xù),實(shí)現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。
第八條 辦公自動化和檔案管理軟件必須符合全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換結(jié)構(gòu)(見附錄A—D)。
電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)明確時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求,保證歸檔電子文件的質(zhì)量。歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
第九條 為保證電子文件的安全性,防止因?yàn)?zāi)難、意外可能帶來的數(shù)據(jù)丟失,對于電子文件正式文本實(shí)行雙套保存。具有永久和長期保存價(jià)值的文本或圖像、圖形形式的電子文件,必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等,同步歸檔保存。
第十條 對只有電子簽章的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)附加具有法律效力的非電子簽章,以保證電子文件的憑證作用。對電子文件中使用可靠電子簽名的數(shù)據(jù)電文,不需要再度簽名確認(rèn)。
第三章 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性
第十一條 電子文件的形成單位,應(yīng)當(dāng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施,保證電子文件的真實(shí)性。
(一)建立對電子文件操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。
(二) 設(shè)置符合安全要求的操作日志,隨時(shí)自動記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。
(三)對電子文件采用防錯(cuò)漏、防調(diào)換和防更改的標(biāo)記。
(四)對電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。
第十二條 各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各崗位文件形成人的業(yè)務(wù)指導(dǎo),從電子文件形成開始,不間斷地對有關(guān)操作處理進(jìn)行管理登記,保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合下列規(guī)范要求,具有完整性。
(一)登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。
(二)登記處理過程中的各類操作者(打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等)。
(三)登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。
(四)登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。
(五)電子文件形成人員及時(shí)對修改的重要文稿進(jìn)行邏輯歸檔,正式文本隨后物理歸檔。單位檔案部門按照檔案館給定的全宗號、歸檔范圍登記并歸檔。
(六)采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
第十三條 建立由網(wǎng)絡(luò)管理和技術(shù)人員負(fù)責(zé)的電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。使用數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、安全性能高的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)管理電子文件及電子文件的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)。機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)配備滿足存貯要求的大容量內(nèi)存和單獨(dú)的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器,并聯(lián)入電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)。
(一)根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)。
(二)辦公自動化軟件系統(tǒng)及檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供嚴(yán)格的操作權(quán)限管理,能對各功能模塊的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制,對操作的數(shù)據(jù)范圍進(jìn)行讀、寫控制。
(三)對于加密電子文件,應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔,確實(shí)需要以加密方式保存的,應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時(shí)歸檔。
(四)網(wǎng)管部門定期對檔案室備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施,并根據(jù)軟硬件升級換代情況,適時(shí)對電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。
第十四條 電子文件的處理和保存應(yīng)當(dāng)符合國家的安全保密規(guī)定,針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等情況,采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策,包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證和身份識別方法等。
第四章 電子文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及通用格式
第十五條 不同類型電子文件的收集應(yīng)當(dāng)遵循如下數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu):
(一)收文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
收文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括收文登記號、文件的基本特征項(xiàng)、文書處理項(xiàng)、文件歸檔項(xiàng)和備注項(xiàng)。其中,文件的基本特征項(xiàng)包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標(biāo)題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標(biāo)識;文書處理項(xiàng)包括文件來源分類、收文日期、收文號、收文者、擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、主辦部門、協(xié)辦部門、處理結(jié)果;文件歸檔項(xiàng)包括歸檔標(biāo)志、機(jī)構(gòu)(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法,參見附錄A。
(二)發(fā)文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
發(fā)文的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括發(fā)文登記號、文件的基本特征項(xiàng)、文書處理項(xiàng)、文件歸檔項(xiàng)和備注項(xiàng)。其中,文件的基本特征項(xiàng)包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標(biāo)題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標(biāo)識;文書處理項(xiàng)包括主辦部門、協(xié)辦部門、起草人、修改人、審核意見、簽發(fā)意見、打字人、登記日期、發(fā)往單位、抄送單位;文件歸檔項(xiàng)包括歸檔標(biāo)志、機(jī)構(gòu)(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法,參見附錄B。
(三)會議及其他文件材料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
包括會議及其他文件材料登記號、文件的基本特征項(xiàng)、文書處理項(xiàng)、文件歸檔項(xiàng)和備注項(xiàng)。其中,文件的基本特征項(xiàng)包括文件的緊急程度、密級、責(zé)任者、文號、文件標(biāo)題、成文日期、份數(shù)、頁數(shù)、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標(biāo)識;文書處理項(xiàng)包括會議名稱、主辦部門、協(xié)辦部門;文件歸檔項(xiàng)包括歸檔標(biāo)志、機(jī)構(gòu)(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、件號。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法,參見附錄C。
(四)歸檔分類方案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
歸檔分類方案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括機(jī)構(gòu)(或問題)名稱、保管期限、歸檔分類代碼、事由或備注項(xiàng)。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法,參見附錄D。
(五)文件級文書檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
文件級文書檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括分類號、檔案館代號、組織機(jī)構(gòu)代碼、檔號、電子文檔號、縮微號、題名、文號、責(zé)任者、稿本、文種、密級、保管期限、成文日期、載體類型、載體規(guī)格、載體數(shù)量、載體單位、主題詞、全文標(biāo)識、主辦部門、協(xié)辦部門、備注。各數(shù)據(jù)項(xiàng)的名稱、數(shù)據(jù)類型、字段長度及用法按照江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)交換格式》(DB32/505-2002)的要求確定。
第十六條 電子文件的通用格式
(一)一般電子文件的通用格式
1.文字型電子文件:XML、PDF、RTF、TXT。
2.圖像電子文件:JPEG、TIFF。
3.音頻電子文件:WAV、MP3。
4.影像及多媒體音像數(shù)據(jù):MPEG、AVI。
5.用以全文檢索的文件類型:TXT。
(二)專業(yè)電子文件的通用格式,由省檔案局會同有關(guān)專業(yè)主管部門確定。
第五章 電子文件的收集與積累
第十七條 電子文件的收集范圍應(yīng)當(dāng)是反映單位主要職能活動,包括文書和業(yè)務(wù)工作在內(nèi)的電子文件,以及相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
(一)記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況,有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)當(dāng)保留。正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行全文數(shù)字化工作,則應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)文件與數(shù)字化后的電子文件一同保存。
(二)當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí),應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份,存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。
(三)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài),暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件,應(yīng)當(dāng)明確流程環(huán)節(jié)的責(zé)任者,采取捕獲措施,在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中集中存儲,以防散失。
(四)收集電子文件時(shí),應(yīng)該注明電子文件的存儲格式及其軟、硬件環(huán)境。國家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)保留各種通用格式電子文件的處理軟件、資料及其軟、硬件環(huán)境。電子文件原則上要轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件,如不能轉(zhuǎn)換,收集時(shí)應(yīng)當(dāng)連同專用軟件一并收集。
(五)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的,與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等,應(yīng)當(dāng)與電子文件一同收集。
(六)套用統(tǒng)一模板的電子文件,在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下,其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲,被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
(七)電子文件在形成、接收時(shí)就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié),只要發(fā)生過信息變化的,都必須制作備份。對已經(jīng)辦理完畢的電子文件,無論有沒有歸檔,都要定期制作備份。
第十八條 電子文件的登記
(一)每份電子文件均應(yīng)當(dāng)在《電子文件登記表》(見附錄E)或辦公自動化軟件系統(tǒng)中登記。在辦公自動化軟件系統(tǒng)中登記的,應(yīng)當(dāng)打印出附錄E的紙質(zhì)備份。
(二)電子文件登記表應(yīng)當(dāng)與電子文件同時(shí)保存。
(三)電子文件稿本代碼:M——草稿性電子文件;U——非正式電子文件;F——正式電子文件。
(四)電子文件類別代碼:T——文本文件;I——圖像文件;G——圖形文件;V——影像文件;A——聲音文件;O——超媒體鏈結(jié)文件;P——程序文件;D——數(shù)據(jù)文件。
第六章 電子文件的歸檔
第十九條 歸檔要求
電子文件可以由本單位的檔案部門集中歸檔,也可以由文件辦理的部門即時(shí)歸檔。集中歸檔的,電子文件形成部門或信息管理部門應(yīng)當(dāng)定期把應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門移交,并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上;部門歸檔的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)將已歸檔的電子文件移交給檔案部門。
第二十條 電子文件鑒定
(一)電子文件在歸檔前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
(二)集中歸檔的,歸檔前應(yīng)當(dāng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn),并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見,檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(見附錄F);部門歸檔的,在檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔前對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性檢驗(yàn)和審核的結(jié)果記錄一并移交給檔案部門。如果文件形成單位采用了規(guī)定范圍以內(nèi)的某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性,則應(yīng)將技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
(三)電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,并應(yīng)當(dāng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。
(四)電子文件保管期限和密級的劃分,參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。
第二十一條 歸檔時(shí)間與方法
(一)電子文件可以實(shí)時(shí)歸檔,也可以按照紙質(zhì)文件的規(guī)定完成歸檔。涉及政務(wù)信息公開的電子文件要適時(shí)通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)向同級國家綜合檔案館移交。
(二)電子文件歸檔時(shí),應(yīng)當(dāng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測,檢測內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性,軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
(三)電子文件的歸檔,按照歸檔分類方案所設(shè)置的鑒定標(biāo)識(歸檔分類代碼)進(jìn)行。歸檔時(shí),應(yīng)當(dāng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。
(四)存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽,注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內(nèi)容,歸檔電子文件的檔號按《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》(DB32/505-2002)的規(guī)定編制。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
(五)特殊格式的電子文件,應(yīng)當(dāng)在存儲載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。
(六)相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件以及其他說明等應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔,并將電子文件的檔號返登入《電子文件登記表》(見附錄E)。
(七)對需要長期保存的電子文件,將機(jī)讀目錄與相應(yīng)的電子文件存儲同一載體中,同時(shí)載體中存儲的歸檔文件名應(yīng)當(dāng)與機(jī)讀目錄名稱一致。
(八)歸檔完畢,電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
(九)電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進(jìn)行著錄,同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等其他標(biāo)識,并按《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22)規(guī)定的格式打印出紙質(zhì)目錄。
第二十二條 歸檔步驟
(一)邏輯歸檔:根據(jù)集中統(tǒng)一的要求,各單位應(yīng)當(dāng)將電子文件的管理權(quán)從電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上通過專用通道將數(shù)據(jù)遷移至同級國家綜合檔案館電子文件中心,完成邏輯歸檔。單位各部門歸檔的,在歸檔后應(yīng)當(dāng)立即將已歸檔電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門。
(二)物理歸檔:電子文件按《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22)規(guī)定的要求及《江蘇省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實(shí)施辦法》、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》(DB32/505-2002)進(jìn)行鑒定、分類、編制檔號。同時(shí)將已歸檔的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一式3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。對于加密電子文件,應(yīng)在解密后再制作拷貝。
推薦采用的載體,按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
第七章 歸檔電子文件的移交、接收、保管、利用與統(tǒng)計(jì)、分析
第二十三條 移交、接收與保管要求
(一)對歸檔電子文件,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)真檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后如期移交至檔案館等檔案保管部門,進(jìn)行集中保管。聯(lián)網(wǎng)情況下,在履行相應(yīng)的手續(xù)后,歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。
(二)在電子政務(wù)環(huán)境下,應(yīng)當(dāng)在國家綜合檔案館內(nèi)建立本級政府的電子文件中心,并對各進(jìn)館單位的歸檔電子文件實(shí)行即時(shí)移交、接收,集中保管和提供利用。
第二十四條 接收檢驗(yàn)
(一)文件形成單位在移交電子文件之前,檔案保管部門在接收電子文件之前,均應(yīng)當(dāng)對電子文件的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。
(二)檢驗(yàn)項(xiàng)目
載體有無劃痕,是否清潔;有無病毒;核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備;核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全;對特殊格式的電子文件,應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。
(三)檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(見附錄F)。
(四)檔案保管部門應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。移交的電子文件檢驗(yàn)不合格的,退回形成單位重新制作。
(五)移交進(jìn)館的電子文件應(yīng)當(dāng)提供DBF格式的文件目錄,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)符合省內(nèi)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第二十五條 移交手續(xù)和保管要求
(一)檔案保管部門驗(yàn)收合格,完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》(見附錄F)的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份,一份交電子文件形成單位,一份由檔案保管部門自存。
(二)歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求外,還應(yīng)當(dāng)符合下列條件:
1.歸檔載體應(yīng)當(dāng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
2.單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒,豎立存放,避免擠壓。
3.存放時(shí)應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源,并與有害氣體隔離。
4.環(huán)境溫度選定范圍:17℃~20℃;相對濕度選定范圍:35%~45%。
歸檔電子文件在形成單位的保管,也應(yīng)當(dāng)參照上述條件進(jìn)行。
第二十六條 有效性保證
(一)電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)當(dāng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性;對于不兼容的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換,原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后,可擦寫載體擦除后可以重復(fù)使用,不可清除內(nèi)容的載體按保密要求處置。
(二)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不得低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。
(三)對磁性載體上的歸檔電子文件,應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不得少于4年。
(四)檔案保管部門應(yīng)當(dāng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附錄G)。
第二十七條 電子文件的遷移
(一)系統(tǒng)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級或者改變時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作,并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(附錄H)。
(二)遷移之前必須做數(shù)據(jù)備份。
(三)保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。
第二十八條 電子文件的利用
(一)歸檔電子文件的封存載體不外借。未經(jīng)審批同意,任何單位或者個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件。
(二)利用電子文件應(yīng)當(dāng)使用拷貝件。
(三)具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí),應(yīng)當(dāng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,有穩(wěn)妥的安全保密措施。
(四)利用電子文件不得超出權(quán)限規(guī)定范圍。
第二十九條 歸檔電子文件的鑒定銷毀
(一)歸檔電子文件的鑒定銷毀,參照國家有關(guān)檔案鑒定銷毀的規(guī)定執(zhí)行,并且應(yīng)當(dāng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。
(二)屬于保密范圍的歸檔電子文件,如存儲在不可擦除載體上,應(yīng)當(dāng)連同存儲載體一起銷毀,并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除;不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
第三十條 統(tǒng)計(jì)、分析
(一)檔案保管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
(二)檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)能提供對歸檔電子文件的數(shù)據(jù)分析和利用情況分析。
第八章 附 則
第三十一條 本辦法的具體適用問題由省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第三十二條 本辦法自發(fā)布之日起施行
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