常檔發(fā)〔2009〕19號

關(guān)于做好2009年行政中心機關(guān)單位

檔 案 移 交 的 通 知

各有關(guān)單位：

為維護檔案的完整與安全，便于社會各界的利用，保證檔案移交工作順利進行，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》及《常州市行政中心內(nèi)機關(guān)檔案工作管理暫行辦法》規(guī)定，現(xiàn)將2009年行政中心內(nèi)部分機關(guān)檔案移交事項通知如下：

一、移交單位名單（共13個）：

市委辦、機關(guān)工委、組織部、宣傳部、文明辦、外事辦、經(jīng)貿(mào)委、交通局、勞動局、財政局、法制辦、政協(xié)辦、人大辦。

二、移交時間：

2009年7月—11月期間完成移交工作。移交單位按照進館要求做好各項準(zhǔn)備工作后，向檔案館提出進館申請，經(jīng)檔案館驗收合格后，根據(jù)各單位移交準(zhǔn)備工作情況，安排具體的移交接收時間。

三、移交范圍：

各單位在工作活動中形成并具有永久、長期保存價值的2006年度前（含2006年）的文書、專業(yè)、科技、聲像、數(shù)字等不同門類和載體的所有檔案，并連同檔案移交以下相關(guān)材料：1、《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》各一份；2、進館檔案電子目錄；3、《全宗指南》一份；4、本單位編輯出版的報紙、期刊、圖書等有關(guān)資料各一份。

四、移交要求：

（一）嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等文件規(guī)定，既要保證檔案的齊全完整，又要便于今后的保管利用。

（二）對本單位工作活動中形成的所有文件材料，必須進行全面清理，凡具有保存價值的不同門類、載體的文件材料均應(yīng)歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。清理出應(yīng)歸檔而沒有歸檔的各種零散文件材料，應(yīng)歸入到相關(guān)檔案盒內(nèi)，數(shù)量較多的可單獨裝盒。

（三）對本單位保存的檔案數(shù)量和質(zhì)量進行檢查。凡移交的檔案如有褪色、霉變和破損的，包括使用圓珠筆、鉛筆書寫出的檔案，均應(yīng)進行復(fù)制和修裱；電傳文件和計算機色帶打印件均應(yīng)進行復(fù)制；檔案排列有序，編號準(zhǔn)確，標(biāo)簽清晰，內(nèi)部編印的資料和公開出版物應(yīng)隨底稿歸入文書檔案內(nèi)；全宗指南應(yīng)續(xù)編到2006年。

（四）嚴(yán)格按照國家檔案管理有關(guān)規(guī)定進行整理。文書檔案應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求進行整理編目；各類專業(yè)檔案按專業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理編目；照片、錄音、錄像、光盤等檔案統(tǒng)一貼紅標(biāo)簽，分別編制大流水號并編制目錄。

（五）建立健全室藏全部檔案計算機目錄數(shù)據(jù)庫。文書檔案、照片檔案到文件級目錄，專業(yè)檔案到案卷級目錄。檔案計算機目錄數(shù)據(jù)脫機備份應(yīng)使用一次性光盤，不得使用軟盤。

五、移交手續(xù)：

檔案實體交接時雙方進行清點核對，填寫檔案交接文據(jù)（一式二份），確定無誤后在交接文據(jù)相關(guān)欄目內(nèi)簽字，加蓋雙方單位印章。

六、聯(lián)系人：

常州市檔案局（館）征集編研處閭英姿，聯(lián)系電話：85681017。

希望各移交單位加強領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，在人力、物力上給予必要的支持和保證，確保檔案移交進館任務(wù)如期完成。

二○○九年五月二十二日

主題詞：機關(guān)單位  檔案移交  通知                          

常州市檔案局                            2009年5月22日  

                                             共印25份

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