常檔發(fā)〔2010〕20號

各市屬企業(yè)：

為深入貫徹落實科學發(fā)展觀和黨的十七大精神，落實國家、省檔案局和國資委有關企業(yè)檔案工作有關要求，促進市屬企業(yè)檔案工作有效地為企業(yè)運營發(fā)展和經濟社會建設服務，為推動全市經濟實現(xiàn)又好又快發(fā)展服務，現(xiàn)對加強市屬企業(yè)檔案工作提出以下意見。

一、充分認識加強市屬企業(yè)檔案工作的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。確保企業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效提供利用，對于維護企業(yè)合法權益，提高企業(yè)核心競爭力具有不可替代的重要作用。市屬各企業(yè)要充分認識檔案工作的重要性，從維護黨和國家根本利益的高度、從維護企業(yè)及職工權益的高度出發(fā)，依法做好企業(yè)檔案的各項管理工作。

二、理順企業(yè)檔案工作管理體制

（一）堅持企業(yè)檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則。集中統(tǒng)一管理是我國檔案工作的基本原則，企業(yè)檔案工作也應遵循這一原則。企業(yè)檔案工作應實行由企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一領導、統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一管理并監(jiān)督指導，本企業(yè)各項活動中形成的各種門類和載體的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理。在堅持集中統(tǒng)一管理的原則下，分級負責、確保安全、合理利用。

（二）加強企業(yè)檔案工作的組織領導。應明確一名企業(yè)領導分管檔案工作；根據(jù)企業(yè)規(guī)模和管理模式設置專門的檔案機構，明確檔案機構負責人，配備相應的專職檔案人員，保障檔案職能的正常履行；明確各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，并配備相應的專（兼）職檔案人員。由此形成系統(tǒng)有人抓、層層有人管的檔案工作網絡，以保障企業(yè)檔案工作的正常開展。企業(yè)應將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，納入企業(yè)管理的有關制度和工作環(huán)節(jié)，納入各項工作和有關人員的考核范圍，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應的檔案工作組織和管理體系。

（三）加強企業(yè)檔案機構的管理職能。企業(yè)檔案部門應貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和國家有關企業(yè)檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)范、標準；負責建立健全本企業(yè)檔案工作制度，制定本企業(yè)檔案工作發(fā)展和信息化建設規(guī)劃與計劃；做好企業(yè)各類檔案的收集、整理、保管和提供利用等檔案業(yè)務工作；加強對本企業(yè)重大建設項目、重點工程項目、固定資產投資項目、科研項目檔案管理的檢查和管控工作，使項目檔案管理與項目管理同步開展；加強對所屬機構、企業(yè)和境外機構檔案工作的監(jiān)督指導；定期召開檔案工作會議，開展檔案工作業(yè)務培訓、檢查和考核；接受檔案行政管理部門和國資委的檔案工作業(yè)務指導、檢查和專項驗收，規(guī)范和提高檔案管理水平。

三、加強企業(yè)檔案工作基礎建設

（一）制定企業(yè)檔案工作制度。企業(yè)要按照國家檔案法規(guī)和企業(yè)檔案管理有關規(guī)定和要求，制定文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子檔案管理制度及檔案管理系統(tǒng)操作制度等相關規(guī)章制度，確定文件、檔案整理規(guī)范，明確檔案分類方案，切實保障企業(yè)檔案工作的正常開展。

（二）完善文件材料收集歸檔。企業(yè)應制定并不斷完善文件材料歸檔范圍和保管期限，企業(yè)各項工作形成的具有保存價值的文件材料，特別是反映企業(yè)發(fā)展、資產運作和與員工有關的文件材料必須列入歸檔范圍；文件形成、積累和歸檔要求應納入企業(yè)各項工作流程，納入企業(yè)人員崗位責任制。企業(yè)應加強對照片、聲像、實物、電子等非紙質文件材料的收集。加強對派出機構、臨時機構文件材料的收集歸檔工作指導和監(jiān)督，確保應歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)和有效。

（三）配備檔案工作設施設備。企業(yè)要配備適應自身檔案工作需求的檔案專用設施設備，合理安排檔案庫房、辦公室、閱檔室，有條件的可設置陳列室；配備符合要求的檔案柜架、卷皮卷盒等檔案裝具；配備必要的檔案保護設備和技術設備。

四、推進企業(yè)檔案信息化建設

企業(yè)應將檔案信息化建設納入企業(yè)信息化建設整體方案中，同步規(guī)劃、同步設計、同步實施。企業(yè)檔案部門應參照國家、省有關電子文件、電子檔案管理的標準，加強企業(yè)信息系統(tǒng)形成的電子文件和數(shù)據(jù)的管理與歸檔保存；加強電子文件存儲系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫建設；有步驟、分階段地實施重要紙質檔案的數(shù)字化工作；構建企業(yè)檔案信息化服務平臺，實現(xiàn)檔案信息資源網絡共享，使檔案在企業(yè)的生產經營和日常管理中發(fā)揮最大效益；做好電子文件的備份、安全防護、災難恢復和保密工作，促進檔案工作逐步向自動化、信息化、網絡化轉變。

五、提升企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

企業(yè)檔案蘊藏大量具有價值的信息，在維護國家和企業(yè)利益及遵守保密規(guī)定的前提下，企業(yè)檔案部門要大力開發(fā)利用檔案信息資源，促進檔案信息資源的利用與共享，充分發(fā)揮檔案的現(xiàn)實作用。企業(yè)檔案部門要根據(jù)企業(yè)中心工作、重點工作和攻關項目的需要，采取多種形式，對檔案信息資源進行多角度和深層次的開發(fā)，主動為企業(yè)領導決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務；通過舉辦檔案展覽、開展檔案編研等形式，為企業(yè)文化建設提供信息支撐；采用現(xiàn)代信息技術手段，及時、準確地滿足利用者的需求；建立檔案利用服務效果反饋機制和評價體系，充分發(fā)揮檔案的信息資源價值，促進檔案信息向企業(yè)現(xiàn)實生產力和競爭力的轉化。

六、加強企業(yè)檔案工作隊伍建設

企業(yè)應根據(jù)自身實際情況，合理配備檔案工作人員。檔案部門負責人應具有中級以上專業(yè)技術職稱或大學本科以上學歷；檔案人員應具備大學?？埔陨蠈W歷或同等學識水平。企業(yè)應當對本單位檔案工作中成績顯著的部門和人員給予獎勵。企業(yè)應鼓勵檔案人員參加上崗培訓、繼續(xù)教育、業(yè)務技能培訓、現(xiàn)代信息資源管理理論與信息技術知識培訓、項目檔案管理與驗收等檔案專業(yè)培訓，支持檔案人員申請評聘檔案專業(yè)技術職務和職稱，參加企業(yè)檔案工作協(xié)作組和專業(yè)研討活動，加強業(yè)務和學術交流。培育出一支高水平的企業(yè)檔案專業(yè)人才隊伍。

七、做好企業(yè)資產與產權變動時的檔案處置工作

企業(yè)資產與產權變動時，應將檔案作為企業(yè)資產，按照有關規(guī)定做好檔案的處置工作。為防止企業(yè)檔案散失，維護國家、企業(yè)的安全和利益，保護企業(yè)職工的合法權益，應根據(jù)企業(yè)具體情況，制定切實可行的檔案處置方案，監(jiān)督檔案處置實施過程，根據(jù)實際需要采取相應的措施，確保檔案的安全。涉及企業(yè)檔案向外資、民資企業(yè)轉移的，須報市國資委、市檔案局審查。凡因處置不善而造成企業(yè)檔案流失損毀的，要追究有關領導的責任。

八、大力提高企業(yè)檔案工作水平

企業(yè)應圍繞自身發(fā)展和檔案資源的積累與建設，樹立企業(yè)資產管理與業(yè)務發(fā)展到哪里，檔案管理就延伸到哪里的理念。企業(yè)檔案部門要積極探索適應現(xiàn)代企業(yè)制度和現(xiàn)代產權制度要求的現(xiàn)代企業(yè)檔案工作。要積極學習和借鑒國際、國內先進的檔案管理理念與模式，將現(xiàn)代信息技術和現(xiàn)代管理方法與檔案工作有效結合，創(chuàng)新檔案管理體制與機制。實現(xiàn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，將企業(yè)檔案工作提高到一個新的水平。